Przepis art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (zwana dalej ustawą) nakazuje zatrudnienie sekretarza w gminie (analogicznie w starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim).
Stosownie do przepisu art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych nawiązanie stosunku pracy z sekretarzem wymaga zawarcia umowy o pracę. Podobnie jest w przypadku zastępcy kierownika referatu.
Na stanowisku sekretarza może być zatrudniona osoba posiadająca co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządowych, w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach lub osoba posiadająca co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządowych oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych (art. 5 ust. 2 ustawy).
Sekretarz gminy podlega bezpośrednio kierownikowi danego urzędu tj. wójtowi, burmistrzowi albo prezydentowi (art. 5 ust.3 ustawy). Głównym zadaniem sekretarza gminy w świetle ustawy jest organizacja pracy urzędu i zarządzanie jego zasobami ludzkimi w imieniu kierownika urzędu (art. 5 ust. 4 ustawy).
Jak wynika z powyższego ustawa eksponuje pozycję sekretarza, jednak nie wskazuje w jakim zakresie czasowym winien on to stanowisko wykonywać. Jeżeli zdaniem ustawodawcy funkcja sekretarza jest konieczna, winna więc być wykonywana z zakresie niezbędnym do jej realizowania. Zatem gdy np. w danym urzędzie gminy wystarczającym będzie zatrudnienie sekretarza na ½ etatu, to moim zdaniem, wymogi ustawodawcy zostaną spełnione i takie zatrudnienie będzie zgodne z prawem. Stanowisko powyższe można przenieść także na sytuację prawną zastępcy kierownika referatu.
Do rozważenia pozostaje kwestia zatrudnienia sekretarza również na innym stanowisku, w tym przypadku jako zastępcy kierownika referatu inwestycji i spraw komunalnych w tym samym urzędzie. Jak wcześniej podkreślono ustawodawca w sposób szczególny traktuje stanowisko sekretarza. Choć w świetle ustawy jest on „pozostałym pracownikiem samorządowym” to jednak jego funkcja jest często podkreślana w ustawie. Sekretarz nie może tworzyć i należeć do partii politycznych (art. 5 ust. 5 ustawy). Przed nim pracownicy samorządowi mogą składać ślubowanie przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych (art. 18 ust. 1 ustawy). Małżonek sekretarza nie może być członkiem władz zarządzających lub kontrolnych i rewizyjnych ani pełnomocnikami spółek handlowych z udziałem gminnych osób prawnych lub przedsiębiorców, w których uczestniczą takie osoby (art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. ( Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 tekst jednolity ze zm.).
Zastępca kierownika danego referatu jest podporządkowany organizacyjnie kierownikowi tego referatu. Jednocześnie kierownik referatu, w niniejszym stanie faktycznym, podlegałby organizacyjnie i personalnie sekretarzowi. W ten sposób dochodziłoby do sytuacji, w której ta sama osoba z jednej strony jest sekretarzem, od której hierarchicznie zależny jest kierownik referatu, a z drugiej strony, ta osoba jako zastępca kierownika podlegałaby temu kierownikowi, a w dalszej kolejności byłaby podporządkowana samej sobie. Wydaje się, że nie takie było ratio legis ustawodawcy przy regulacji statusu sekretarza, statusu bardzo akcentowanego przez ustawę. Ponadto ułożenie stosunków prawnych w taki dwuznaczny sposób deprecjonowałoby pozycję sekretarza w świetle obowiązujących przepisów.
Wobec powyższego, moim zdaniem, nie można łączyć funkcji sekretarza z funkcją zastępcy kierownika inwestycji i spraw komunalnych. Na obronę stanowiska przeciwnego można podnieść, że nie istnieje w tym zakresie żaden formalny zakaz ustawowy.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458 ze zm.)
- Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. ( Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 tekst jednolity ze zm.).
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 tekst jednolity ze zm.)
