Zamawiającego obowiązują wytyczne ustawowe w zakresie prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia publicznego. Zamawiający ma obowiązek opisać przedmiot zamówienia publicznego w następujący sposób:
- jednoznacznie i wyczerpująco za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania zamawiającego i okoliczności, mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
Dokonanie opisu jednoznaczny i wyczerpujący sposób, oznacza taki opis za pomocą którego, wykonawcy będą w stanie, bez dokonywania dodatkowych interpretacji, zidentyfikować, co jest przedmiotem zamówienia (jakie usługi, dostawy czy roboty budowlane), i że wszystkie elementy istotne dla wykonania zamówienia będą w nim uwzględnione (Wyrok Sądu Okręgowego w Katowicach z dnia 23 czerwca 2008 r. XIX Ga 214/08).
Jeśli opis przedmiotu zamówienia nie będzie szczegółowy i w pełni nie będzie odpowiadał potrzebom zamawiającego, zamawiający naraża się na to, że oferty, które otrzyma od wykonawców nie będą spełniały jego oczekiwań i tym samym będzie zmuszony unieważnić postępowanie.
- za pomocą kodu i nazwy określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień (art. 30 ust. 7 PZP).
Gdyby zamawiający nie oznaczył przedmiotu zamówienia kodem cyfrowym określonym we Wspólnym Słowniku Zamówień, wówczas Wykonawcy z państw UE mieliby problem z odnalezieniem zamówienia w zakresie swojej działalności gospodarczej, tymczasem po kodzie cyfrowym mogą bez problemu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej odnaleźć zamówienie publiczne, które ich interesuje.
- za pomocą cech technicznych i jakościowych, z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego (art. 30 ust. 1 PZP). Opisując przedmiot zamówienia za pomocą norm, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów odniesienia, zamawiający jest obowiązany wskazać, że dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym art. 30 ust. 4. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez Zamawiającego art. 30 ust. 5.
To na wykonawcy spoczywa obowiązek udowodnienia, że jego oferta jest równoważna. Wykazanie równoważności nie polega na dowodzeniu, że zaoferowany produkt jest lepszy, czy że nie jest gorszy niż ten, którego wymaga zamawiający, ale że umożliwia uzyskanie efektu założonego przez zamawiającego za pomocą innych rozwiązań technicznych (wyrok KIO przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 11 sierpnia 2010 r. KIO/UZP 1587/10).
